Cómo mejoran las tarjetas de registro digital la eficiencia de recepción

Las tarjetas de registro digital son la base de una experiencia de entrada más moderna y rápida.

Recopilar información de los huéspedes antes de la llegada ayuda a los alojamientos a eliminar el papeleo, reducir tiempos de espera, minimizar el fraude y comenzar cada estadía con el pie derecho. 

En este artículo, analizaremos lo que son las tarjetas de registro digital, por qué importan y cómo les pueden facilitar la vida a tu equipo y tus huéspedes. 

Beneficios rápidos de las tarjetas de registro digital 

• Entradas más rápidas: Las tarjetas de registro digital ahorran tiempo al personal y a los huéspedes al eliminar la entrada manual de datos y las largas colas. 
• Menores errores: Los errores y las erratas se reducen cuando los huéspedes rellenan su propia información por adelantado. 
• Mejor cumplimiento: Se recopilan fácilmente los datos obligatorios de los requerimientos legales y operativos, como la verificación de identidad y las firmas de los huéspedes. 
• Mejor experiencia del huésped: Un proceso de entrada «centrado en el móvil» y sin problemas demuestra a los huéspedes que tu alojamiento es moderno y eficiente. 
• Más oportunidades de venta complementaria: Los formularios de entrada digitales pueden incluir entrada anticipada, mejoras de habitación u otros complementos, que supondrán ingresos extra incluso antes de que llegue el huésped.

Por qué les importa a los hoteles

1. Entradas más rápidas, llegadas mejores

Cuando los huéspedes pueden completar su registro antes de la llegada, la entrada se vuelve mucho más rápida y eficiente. Sin largas colas. Sin retrasos. El personal puede confirmar la información del huésped, verificar su identidad y darle las llaves o instrucciones de acceso en segundos. Esto no solo mejora la experiencia del huésped sino que además ayuda a mantener la ocupación a niveles óptimos al confirmar las llegadas por adelantado. 

2. Eficacia operativa

El registro digital reduce la cantidad de trabajo manual de tu equipo. No hay necesidad de introducir datos escritos a mano en el PMS ni mover papeles entre departamentos. Al enviarse todo por Internet, el personal puede dedicar menos tiempo al papeleo y más a recibir a los huéspedes y gestionar el día a día de las operaciones. Queda más tiempo para los servicios de verdad, y menos posibilidades de que alguien escriba «Bobert» en lugar de «Robert».

3. Automatizar la recopilación de datos

Una de las mayores ventajas del registro digital es lo bien que encaja en tu pila tecnológica. Los datos de los huéspedes recopilados a través del formulario se añaden automáticamente a su perfil, así se mantienen los registros actualizados sin ninguna intervención manual. Esto hace que las interacciones futuras resulten más personalizadas y eficientes, ya sea para recordar las preferencias de un huésped o para enviarle ofertas específicas después de la estadía.

4. Entradas precisas, seguras y conformes

Los formularios de registro digital reducen el riesgo y, a la vez, mejoran la precisión. Los alojamientos pueden recopilar de forma segura la verificación de identidad, autorización de pagos y el consentimiento firmado antes de la llegada de los huéspedes, lo que ayuda a cumplir los reglamentos locales y reducir el riesgo de fraude o contracargos.

A diferencia de los formularios impresos de entrada, muy propensos a erratas, campos sin rellenar o escritura ilegible, los formularios digitales garantizan unos datos correctos. Muchas plataformas integran mecanismos de detección de errores, que señalan errores como discrepancias en nombres o envíos incompletos. Con una infraestructura compatible con la PCI, la información confidencial se cifra y guarda de forma segura, lo que da confianza a tu equipo y una clara pista de auditoría sin el papeleo.

5. Experiencia previa a la llegada que se siente «de primera»

La primera impresión es importante. Un elegante formulario de entrada apto para móviles enviado por adelantado hace que tu alojamiento se sienta profesional, al día de la tecnología y moderno, incluso antes de que lleguen los huéspedes. Les dice: «Lo tenemos todo listo para ti». Y esa es una experiencia mucho mejor que, «Por favor, espere en la cola y rellene esto».

Consejos para tener éxito con las tarjetas de registro digital

Envía los formularios de registro por adelantado

Averigua cuándo sería el momento óptimo para enviar los formularios de registro digital antes de que lleguen los huéspedes. Esto le dará a los huéspedes tiempo suficiente para completar el proceso sin hacerlo con prisa, y a la vez garantiza que el personal tenga toda la información necesaria antes de tiempo.

Personaliza todo lo que sea posible

Usa la integración con tu PMS para rellenar previamente los datos de los huéspedes y personalizar los mensajes. Dirigirse al huésped por su nombre y hacer que el proceso se sienta personalizado aporta un toque especial que mejora la interacción.

Utiliza recordatorios automatizados

No todos los huéspedes completarán el formulario de inmediato. Configura seguimientos automatizados de los huéspedes que aún no han enviado su información. Un aviso a tiempo puede ayudar a aumentar las tasas de finalización y reducir los retrasos de última hora en recepción.

Prioriza un diseño apto para móviles

Lo más probable es que los huéspedes completen el registro desde sus teléfonos, así que asegúrate de que sea fácil navegar por el formulario con cualquier dispositivo. Tiempos rápidos de carga, instrucciones claras y una interfaz de usuario perfecta son fundamentales.

Incluye los campos de verificación de identidad, pago y consentimiento

Recopilar estos datos por adelantado ayuda a proteger tu alojamiento y te garantiza estar preparado para la llegada del huésped. Los formularios digitales pueden optimizar este proceso y guardar todo en un único lugar, lo que reduce la posibilidad de que algo se olvide.

Lo que deben saber los hoteles antes de digitalizarse

Cambiar a las tarjetas de registro digital es una medida inteligente para muchos alojamientos, pero no tiene que ser cuestión de todo o nada. Adoptar un proceso digital no significa eliminar la recepción o pasar a ser totalmente sin contacto de la noche a la mañana. A menudo, un modelo híbrido te da flexibilidad en función de las necesidades del huésped y de los objetivos operativos de tu alojamiento.

Algunos huéspedes prefieren la comodidad de completar el registro por adelantado con un dispositivo móvil, mientras que otros siguen esperando una experiencia personal en la entrada. Con las herramientas adecuadas, el personal puede ofrecer ambas preferencias, lo que optimiza las operaciones sin perder el toque humano.