Uma fatura hoteleira é um documento emitido para os hóspedes detalhando todas as transações associadas à reserva, incluindo tarifas do quarto, pagamentos, ajustes e qualquer incidente cobrado para o quarto.
Uma fatura é, usualmente, apresentada no início da estadia de um hóspede e no momento do check-out para resumir todas as cobranças, os valores pagos e a pagar. O recibo funciona como um acordo legal entre o hóspede e o hotel. Ele é diferente de um recibo, considerando que o recibo representa uma venda concluída, enquanto a fatura pode ser apresentada ao hóspede como uma notificação de valores devidos e ser paga em uma data posterior.
Faturas podem ser impressas e fornecidas ao hóspede pessoalmente ou enviadas por email, SMS ou app de mensagem, ou todas as opções, de acordo com os requisitos da legislação local e as preferências do hóspede.
O que incluir em uma fatura para hotéis
Independentemente do seu negócio hoteleiro, seu modelo deve incluir os seguintes campos.
- Logo e características da marca do hotel (fontes e cores compatíveis)
- Nome do hotel e informações de contato (endereço, telefone, email, site)
- Número único da fatura
- Data e vencimento da fatura
- Nome do cliente e informações de contato (endereço, telefone, email)
- Número total de hóspedes na estadia
- Número total de diárias do hotel e datas da estadia
- Número da reserva do hóspede
- Número do quarto
- Uma lista das tarifas das acomodações e serviços do hotel adquiridos com descrições e valores de cada
- Taxas de vendas estatais e locais
- Uma lista dos métodos de pagamento, incluindo cartão de crédito, débito ou dinheiro
- Saldo a pagar
- Termos de pagamento
- Informações de pagamento
- Qualquer informação ou observação adicional
Um guia passo a passo para criar uma fatura profissional
1) Obtenha as informações de contato do hóspede. Colete as informações necessárias diretamente com os hóspedes e obtenha os detalhes da reserva no seu sistema PMS.
2) Inclua cobranças adicionais na conta do hotel. Todas as despesas ocorridas, incluindo frigobar, consumo, restaurante e bar, taxas de animais de estimação, transfer de aeroporto e check-in antecipado, devem ser incluídos e detalhados com a data da despesa.
3) Faça a cobrança do pagamento. O pagamento pode incluir um depósito para cobrir despesas adicionais cobradas no quarto durante a estadia do hóspede.
4) Gere a fatura. Faça download do modelo e crie uma cópia com todas as informações necessárias antes de imprimir e envie-a por email ou app de mensagem.
4 dicas para criar um modelo de fatura
1) Crie uma fatura detalhada que pode ser entregue aos hóspedes do hotel através de diferentes métodos, caso eles não queiram visitar a recepção no check-in ou no check-out.
2) Certifique-se de que a fatura possa ser criada individualmente para o caso de hóspedes que viajam juntos, mas querem faturas separadas. As funcionalidades de um Inventário Dividido podem ser úteis para gerar faturas separadas.
3) Caso você tenha um contrato documentado com empresas para oferecer serviço para seus funcionários ou clientes, certifique-se de que você pode transferir os encargos do hóspede para serem pagos pela empresa do hóspede ou por outra organização patrocinadora.
4) Invista em um software de faturamento para automatizar e simplificar seu processo de contabilidade. Muitas propriedades dependem do Excel e outras planilhas para criação de fatura. Porém, empresas grandes e pequenas devem utilizar a tecnologia para melhorar os relatórios financeiros e oferecer uma experiência completa ao hóspede.
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